Gestion du temps et des priorités : Comment devenir plus efficace👇

La gestion du temps est une compétence cruciale dans la vie professionnelle et personnelle. Elle permet de maximiser la productivité, d'atteindre ses objectifs, et de mener une vie plus équilibrée.

Dans cet article, l’équipe youWan s’attelle à une difficulté que nous rencontrons tous : La priorisation des tâches. Notre objectif, vous fournir une roadmap et des outils clairs pour gérer efficacement votre temps.

1. Comprendre l'importance de la gestion du temps

La gestion du temps est l'art de décider comment utiliser notre précieuse ressource qu'est le temps. Elle nous permet de donner la priorité à ce qui compte dans nos vies. Une gestion efficace du temps vous donne le contrôle sur vos journées.

🕒 En moyenne, nous passons environ 27 ans, 7 mois et 9 jours de notre vie en ligne, soit environ un tiers de notre vie. Il est donc essentiel de maximiser le temps que nous avons (voir en fin d’article).

Une gestion du temps inadéquate peut entraîner du stress, de la frustration et de l'épuisement. Elle peut également vous éloigner de vos objectifs à long terme.

2. Les fondamentaux de la gestion du temps

2.1 Identifier vos objectifs

Pour gérer efficacement votre temps, commencez par définir clairement vos objectifs à court et à long terme. Cette vision vous guidera dans vos décisions et votre planification.

Pour définir vos objectifs, utilisez le modèle SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini). Cela vous aidera à rendre vos objectifs plus concrets et plus faciles à suivre.

L'identification d'objectifs SMART est une des étapes les plus utiles pour structurer votre temps. Alors à quoi correspondent ces acronymes que l’on a tous entendus des dizaines de fois ?

• Spécifique : Soyez clair sur ce que vous voulez accomplir. Évitez les objectifs vagues et concentrez-vous sur des détails précis.
• Mesurable : Rendez vos objectifs mesurables pour pouvoir suivre vos progrès et déterminer quand ils sont atteints.
  
• Atteignable : Visez l'atteignabilité. Rêver grand, c'est bien, mais gardez un pied dans la réalité.
• Réaliste : Assurez-vous que vos objectifs correspondent à vos compétences, ressources et situation actuelle.
  
  
• Temporellement défini : Fixez des échéances. Cela donne une structure à votre travail et vous maintient motivé.

💪 Cette étape vous parait ambitieuse ? Regardez l'épisode  "l'art d'être efficace" animée par Sophie Goutaille ✅

2.2 Prioriser vos tâches

Toutes les tâches ne se valent pas. Utilisez la règle des 2 minutes : si une tâche prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement. Classez ensuite vos tâches en fonction de leur importance et urgence. C’est une règle établie par David Allen dans son ouvrage S’organiser pour Réussir

La matrice d'Eisenhower, qui classe les tâches en quatre catégories (urgent et important, non urgent et important, urgent mais pas important, ni urgent ni important), est également un outil puissant pour la priorisation.

source

2.3 Créer un plan d'action

Élaborez un plan détaillé pour atteindre vos objectifs. Divisez vos tâches en étapes réalisables et fixez des échéances. Cette approche méthodique vous permettra de rester concentré.

L'utilisation de méthodes de planification telles que la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen peut vous aider à organiser vos tâches de manière efficace (Source).

La méthode GTD pour apporter de l’ordre dans le chaos

Cinq étapes claires qui pourraient bien transformer votre vie, plus sûrement votre façon de gérer votre temps pour le meilleur !

1. Capturer : La première étape, tout à fait essentielle dans notre quête de la gestion du temps, consiste à collecter et à capturer toutes vos tâches, pensées et idées. Imaginez un endroit sûr pour tout noter, que ce soit dans un carnet dédié ou une application hyper-connectée. L'objectif ? Libérer votre esprit du fardeau de devoir tout garder en mémoire (c’est la charge mentale ça non ? 😉)
   
   
2. Clarifier : Une fois que vous avez rassemblé tout votre charge mentale et que vous l’avez déposée quelque part, c'est le moment de tout mettre au clair. Qu'est-ce que chaque élément signifie exactement et quelle action, le cas échéant, est nécessaire ? Devons-nous faire quelque chose de concret ou simplement garder cette info pour plus tard ? Cette étape vise à rendre chaque élément compréhensible.
   
   
3. Organiser : Vous avez clarifié vos éléments, alors maintenant, organisez-les comme il se doit. Les tâches à accomplir vont dans votre to-do list, les infos de référence trouvent leur place dans des catégories appropriées, et les projets demandant plusieurs étapes sont identifiés comme tels. C’est un moment idéal pour utiliser la matrice Eisenhower dont nous venons de vous parler 💪
   
   
4. Réfléchir : À intervalles réguliers, prenez du temps pour réfléchir à votre système. Jetez un coup d'œil à vos listes de tâches, vos projets en cours et vos engagements futurs. Cela vous permet de maintenir un système à jour et de vous assurer que rien ne vous échappe.
   
   
5. Agir : Enfin, l'étape cruciale est de passer à l'action. Vous avez déjà clarifié, organisé et réfléchi sur vos tâches et projets. Il est temps de les exécuter, en commençant par les tâches prioritaires.

➡️ Notre experte Valentina Bressan vous permet d’approfondir cette notion de gestion des priorités pour s’épanouir.

3. Outils et ressources pour la gestion du temps

3.1 Les livres incontournables

✨"S'organiser pour réussir" de David Allen

David Allen est un expert en gestion du temps de renom, et son livre "S'organiser pour réussir" est une référence incontournable. Allen présente sa méthode GTD (Getting Things Done), oui oui, celle dont nous vous avons parlé plus haut 😉.

✨ "Eat That Frog!" de Brian Tracy

"Eat That Frog!" de Brian Tracy est un guide pratique pour vaincre la procrastination et traiter en priorité les tâches essentielles. L'auteur utilise la métaphore de "dévorer le crapaux" pour illustrer l'importance de s'attaquer aux tâches difficiles en premier. En suivant cette méthode, vous serez débarassé plus vite de ce que vous ne voulez pas faire.

✨ "Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu'ils entreprennent" de Stephen R. Covey

Stephen R. Covey explore dans "Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu'ils entreprennent" une approche holistique de la gestion du temps et du leadership. Il met en avant sept habitudes fondamentales, telles que "Pensez gagnant-gagnant" et "Mettez d'abord les premières choses en premier", pour transformer votre manière de travailler et de vivre.

✨ "Le Pouvoir des habitudes" de Charles Duhigg

"Le Pouvoir des habitudes" de Charles Duhigg examine l'impact des habitudes dans notre quotidien et leur influence sur notre productivité. L'auteur présente des études de cas captivantes et des récits inspirants pour montrer comment les habitudes peuvent être modifiées à notre avantage. Au programme notamment, comment créer des bonnes habitudes et éliminer les mauvaises.

3.2 Applications et logiciels utiles

À l'ère numérique, une série d'applications et de logiciels ont émergé pour simplifier la gestion du temps dans le tumulte du monde moderne. YouWan vous en propose quelques unes parmi les plus reconnues.

Trello, Votre Tableau de Bord Virtuel : Si vous êtes un amateur de visuel et que vous préférez une approche ludique pour organiser vos tâches, Trello est fait pour vous. Créez des tableaux, des listes et des cartes que vous pouvez déplacer comme des pions sur un échiquier. Une manière intuitive de donner vie à vos projets.

Todoist, Le Maître des Listes : Todoist est une baguette magique pour la gestion des tâches. Créez des listes, attribuez des priorités, fixez des dates butoirs et collaborez sur des projets. Son interface épurée en fait une option conviviale pour les amateurs de listes bien ordonnées.

Pomodone, Le Compagnon de la Méthode Pomodoro : Si vous êtes adepte de la technique Pomodoro pour booster votre productivité, Pomodone est votre complice. Il chronomètre vos séances de travail de 25 minutes, suivies de courtes pauses, en suivant cette méthode éprouvée. Pomodone vous garde dans la zone de concentration et vous aide à garder une trace précise de votre temps.

L'avantage de notre ère numérique, c'est la flexibilité qu'elle offre. Vous pouvez essayer différentes solutions qui correspondent à votre style de vie. Que vous soyez amateur de listes bien organisées, adepte de la méthode Pomodoro ou créateur visuel de projets, il existe une application ou un logiciel qui vous convient, ou un super carnet / agenda si vous êtes plutôt papier 📝. Alors, n'hésitez pas à expérimenter, à trouver votre rythme, et à faire de la gestion du temps un atout majeur pour votre réussite personnelle et professionnelle.

4. La gestion du temps dans la vie professionnelle

4.1 Astuces pour gérer efficacement son temps au travail

1. Planifiez votre journée à l'avance : Pour éviter la surcharge, préparez votre journée la veille ou le matin. C’est le meilleur moyen d’éviter d’être toujours dans la “réaction” ce qui est vraiment épuisant à la longue.
   
   
2. Utilisez la technique Pomodoro : Divisez votre journée en segments de travail de 25 minutes, suivis de courtes pauses. Ca vous parait impossible ? Pourtant c’est le meilleur moyen d’être vraiment efficace pendant ces 25 minutes. Et c’est potentiellement le temps de concentration que vous pouvez vous dégager entre 2 irruptions dans votre bureau.
   
   
3. Éliminez les distractions : Identifiez les sources de distraction dans votre environnement de travail, comme les notifications de médias sociaux (oui oui, on sait que ça attire forcément votre regard 😉). Cette pollution visuelle et mental prend vraiment de la place dans une journée. C’est une question d’habitude pas de panique.
   
   
4. Fixez des échéances réalistes : Évitez la surcharge en fixant des délais réalistes pour vos tâches. Alors la liste utopique de missions de la journée on l’oublie ! Votre satisfaction ultime : finir votre to do de la journée, et ce tous les jours de la semaine.
   
   
5. Déléguez : N'hésitez pas à confier certaines tâches à des membres de votre équipe. C’est pour cela que vous avez une équipe ! Typiquement, vous voulez mettre en place un nouveau programme de formation asynchrone pour favoriser la rétention des talents féminins ? Prenez rendez-vous avec notre équipe pour en discuter 💪
   
   
6. Utilisez la matrice d'Eisenhower : Classez vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Ainsi, vous saurez quelles tâches traiter en priorité. C’est le meilleur moyen de hiérarchiser une to do d’un bras de long.
   
   
7. Réservez des plages horaires dédiées : Identifiez les moments de la journée où vous êtes le plus productif et réservez-les pour des tâches importantes. Pour cela, n’hésitez pas à faire un test pour identifier votre chronotype. Il vous dira si vous êtes plutôt un créatif le matin et un full focus l’après midi ou l’inverse. Connais toi toi-même 😉
   
   
8. Faites des réunions efficaces : Assurez-vous que chaque réunion a un objectif clair et un ordre du jour précis. Par exemple, positionnez systématiquement pour toutes les réunions un ordre du jour clair et une liste établie de sujets à aborder. Si toute l’équipe a accès à cette liste en avance, vous pourrez être plus efficace.
   
   
9. Apprenez à dire non : Ne surchargez pas votre emploi du temps en acceptant trop de responsabilités. Souvenez-vous qu’une to do utopique n’est bonne pour personne. Pour vous parce que vous ne la terminerai pas et cela minera votre moral, pour la personne qui vous demande quelque chose parce que vous ne pourrez pas terminer à l’heure.
   
   
10. Gardez un espace de travail organisé : Un bureau bien rangé favorise la concentration. Surtout, cela vous permettra de gagner du temps pour retrouver ce que vous cherchez plus rapidement, et donc réduire votre stress.

4.2 Équilibrer vie professionnelle et personnelle

L'équilibre entre vie professionnelle et personnelle est crucial pour une vie satisfaisante. Ca, vous le saviez déjà bien sûr.

Alors voilà à quoi peut ressembler cet équilibre pour vous avec une gestion du temps et une priorisation des tâches efficace :

• Vous avez du temps et une disponibilité mentale optimale pour profiter de vos moments en famille le week end.
• En rentrant le soir, vous êtes disponible et à l’écoute de ce que vous racontent vos enfants et votre conjoint sur leurs journées, ce qu’ils ont appris. Et peut-être même pour aider le plus jeune sur un devoir de français un peu compliqué !
• Vous dormez bien donc vous avez le sentiment de ne plus subir chaque sonnerie de votre réveil, chaque élément imprévu à gérer dans votre vie quotidienne.
• Vous êtes détendue et vous vous aimez car vous avez le temps d’aller faire du sport, vous faire un masque nourrissant, lire un livre de développement personnel, etc. Vous êtes connecté à vous-même.
• Vous sentez que vous êtes chaque jour la meilleure version de vous-même (ou presque 😉)

Tout ceci vous semble merveilleux mais difficile à mettre en place pour le moment ? Vous pouvez commencer par apprendre à doser votre temps en regardant cet épisode de Sophie Goutaille

En maîtrisant la gestion du temps, vous libérez un potentiel infini. Vous créez la vie que vous désirez, en faisant des choix éclairés et en maximisant chaque instant. N'oubliez pas que la gestion du temps est un voyage continu. Continuez à apprendre, à vous adapter et à grandir.

Alors, prêt à commencer ? Chez youWan, l’un de nos objectifs est de favoriser le bien-être de chacun dans son environnement de travail, et notamment les femmes. Alors, vous souhaitez parler de leadership au féminin ? Réserver un échange sur le leadership au féminin.

En attendant, notre page youWan entreprise vous attend pour répondre à toutes vos questions sur une solution créative, complète et humaine à la parité au sein de votre organisation (garanti sans surcharge mentale !)

Source : https://marketsplash.com/fr/statistiques-sur-la-gestion-du-temps/#:~:text=Environ 33 %25 des personnes utilisent,leur temps et leurs tâches.&text=Environ 24%25 des personnes utilisent,du temps et des tâches.&text=Seules 12 %25 des personnes planifient,leurs tâches dans leur agenda.